PERSON RESPONSIBLE FOR REGULATORY COMPLIANCE
NO PERSONAL OBLIGATION TO RELEASE THE BATCH
PERSONA
RESPONSABILE DEL RISPETTO DELLA NORMATIVA
NESSUN OBBLIGO PERSONALE DI RIALASCIARE IL LOTTO
Luca Martinelli
Published on
2024.09.17
Pubblicazione del 17.09.2024
1. PREMISE
We are
often asked for opinions on the activity of the Person Responsible for
Compliance with the Regulations (hereinafter PRRC) in relation to the release
of the batch.
Ci vengono spesso richiesti pareri circa l’attività della Persona
Responsabile del Rispetto della Normativa (in seguito PRRC) in relazione al
rilascio del lotto.
The role
of the PRRC is regulated by Article 15 of the MDR 2017/745 and by the MDCG
2019-07 Rev.1 Guidance on Article 15 of the medical device regulation (MDR) and
in vitro diagnostic device regulation (IVDR) on a ‘person responsible for
regulatory compliance’ (PRRC) - December 2023.
2.COSA REGOLA IL RUOLO DELLA PRRC
Il ruolo della
PRRC è regolato dall’Articolo 15 dell’MDR 2017/745 e dall’MDCG 2019-07 Rev.1 Guidance
on Article 15 of the medical device regulation (MDR) and in vitro diagnostic
device regulation (IVDR) on a ‘person responsible for regulatory compliance’
(PRRC) - December 2023.
Quest’ultimo
documento pur non essendo un documento giuridicamente vincolante, o che può
fornire interpretazioni vincolanti del diritto, è comunque un documento al
quale gli Organismo Notificati chiedono di fare riferimento, così come per
tutti gli altri documenti dell’MDGC.
Ricordiamo
comunque che l’MDGC (Medical Device Coordination Group) è il gruppo di
coordinamento dei dispositivi medici si occupa di questioni chiave del settore
dei dispositivi medici, dalla supervisione o standardizzazione degli organismi
notificati alla sorveglianza del mercato, passando per questioni
internazionali, nuove tecnologie e indagini cliniche.
La sua
competenza deriva dalla divisione in 13 sottogruppi, che rispettivamente
forniscono consulenza e bozza di linee guida nel loro campo di competenza.
I membri dei
sottogruppi sono nominati dagli Stati membri per una durata di 3 anni. Le parti
interessate/associazioni con sede in Europa partecipano agli incontri a seguito
delle candidature agli inviti dedicati a manifestare interesse.
Si incontrano
regolarmente con la Commissione europea in qualità di presidente.
Article
15 of MDR 2017/745 states:
The person responsible
for regulatory compliance shall at least be responsible for ensuring that:
(a) the conformity of the devices is appropriately checked, in
accordance with the quality management system under which the
devices are manufactured, before a device is released;
Manufacturers “of devices, other than devices for
investigational devices/devices for
performance study, shall establish, document, implement, maintain, keep up to
date and
continually improve a quality management system that shall ensure compliance
with this
Regulation in the most effective manner and in a manner that is proportionate
to the risk class and the type of device” (Article 10(9) of the MDR and
Article 10(8) of the IVDR).
up-to-date
Manufacturers
“of devices other than custom-made devices shall draw up and keep up to date technical
documentation for those devices” (Article 10(4) of the MDR and IVDR) and “shall
draw up an EU declaration of conformity” (Article 10(6) of the MDR and Article
10(5) of the IVDR).
10(10) of the MDR (Article 10(9) of the IVDR);”
Manufacturers
“of devices shall implement and keep up to date the post-market surveillance
system” (Article 10(10) of the MDR and Article 10(9) of the IVDR).
To ensure this, the PRRC may assess the relevance and functioning of the
post-market
surveillance system and whether it enables appropriate data collection in order
to support the continuous maintenance of device safety and performance or
improvement thereof.
Manufacturers “shall have a system
for recording and reporting of incidents and field safety
corrective actions as described
in Articles 87 and 88 of the MDR (Articles 82 and 83 of the
IVDR)” (Article 10(13) of the MDR
and Article 10(12) of the IVDR).
The PRRC should also ensure that
the vigilance reporting obligations are fulfilled, including the systematic
reporting of serious incidents, field safety corrective actions and trend
reporting.
be used in the context of
interventional clinical performance studies or other performance
studies involving risks for the
subjects, the statement referred to in Section 4.1 of Chapter II
of Annex XV of the MDR (Section
4.1 of Chapter II of Annex XIV of the IVDR) is issued.
Manufacturers shall ensure that
“a signed statement by the natural or legal person responsible for the
manufacture of the investigational device/device for performance study, that
the device in question conforms to the general safety and performance
requirements laid down in Annex I apart from the aspects covered by the
clinical investigation /performance study and that, with regard to those
aspects, every precaution has been taken to protect the health and safety of the
subject.”
organisational procedures, the PRRC should inform the manufacturer in the case
where it is unable to meet its obligations under Article 15 of the Regulations.
L’articolo 15 dell’MDR 2017/745 recita:
La persona responsabile dell'osservanza
della normativa ha almeno la responsabilità di garantire che:
I fabbricanti "di
dispositivi, diversi dai dispositivi per dispositivi oggetto di
indagine/dispositivi per lo studio delle prestazioni, istituiscono,
documentano, attuano, mantengono, aggiornano e migliorano continuamente un
sistema di gestione della qualità che garantisca la conformità al presente
regolamento nel modo più efficace e proporzionato alla classe di rischio e al
tipo di dispositivo" (articolo 10, paragrafo 9, dell'MDR e articolo 10,
paragrafo 8, dell'IVDR).
I fabbricanti "di dispositivi diversi dai dispositivi su misura
redigono e tengono aggiornata la documentazione tecnica per tali
dispositivi" (articolo 10, paragrafo 4, dell'MDR e dell'IVDR) e
"redigono una dichiarazione UE di conformità" (articolo 10, paragrafo
6, dell'MDR e articolo 10, paragrafo 5, dell'IVDR).
I fabbricanti di dispositivi "attuano e aggiornano il sistema
di sorveglianza post-commercializzazione" (articolo 10, paragrafo 10,
dell'MDR e articolo 10, paragrafo 9, dell'IVDR).
I fabbricanti "devono disporre di un sistema per la
registrazione e la segnalazione degli incidenti e delle azioni correttive di
sicurezza di cui agli articoli 87 e 88 dell'MDR (articoli 82 e 83
dell'IVDR)" (articolo 10, paragrafo 13, dell'MDR e articolo 10, paragrafo
12, dell'IVDR).
I fabbricanti garantiscono che "una dichiarazione firmata dalla
persona fisica o giuridica responsabile della fabbricazione del
dispositivo/dispositivo in fase di sperimentazione per lo studio delle
prestazioni, attestante che il dispositivo in questione è conforme ai requisiti
generali di sicurezza e prestazione di cui all'allegato I, ad eccezione degli
aspetti contemplati dall'indagine clinica/dallo studio sulle prestazioni, e
che, Rispetto a tali aspetti, sono state
prese tutte le precauzioni per tutelare la salute e la sicurezza del
soggetto."
4. BATCH RELEASE
Batch
release is a technical-operational act that is performed by a person, with
proven training, designated by the company in the context of the quality
management system.
A little
less so what is indicated in point a) let's see it:
a)
the conformity of the devices is adequately (i.e. in a proportionate manner)
verified, in accordance with the quality management system within which the
devices are manufactured (therefore according to what is written in the quality
documents such as procedures, instructions, etc.) before a device is released
(i.e. before the person designated by the QMS releases the batch);
It means
verifying that the processes, therefore materials, methods, machines, personnel
competence, in-process controls, final controls, and the relevant technical
documentation and any attachments and/or references, etc. are actually carried
out in compliance with the QMS or in compliance with the regulation.
As further confirmation, the Notified Body BSI (British Standards Institution) in its document Medical Device White Paper Series Person responsible for regulatory compliance (PRRC) - MDR/IVDR Article 15 - An overview of the requirements and practical considerations - Authors - Anne Jury, Maddalena Pinsi (Doc n. BSI/UK/1933/ST/0221/EN/AS) at point 2.5 Roles and responsibilities of the PRRC explicitly indicates that:
It is
worth highlighting that the MDR and the IVDR require the PRRC to be at least
responsible for ensuring that these duties are performed, meaning that there is
no requirement for the PRRC to actually perform these tasks herself or himself.
The PRRC therefore has responsibilities in terms of verification and oversight.
The
PRRC is required to ensure that certain activities occur and are in compliance
with the regulations.
However,
the manufacturer is already required to perform these activities under their
obligations.
Point 2.5.1.3 How to verify the conformity of devices at the time of release further indicates that the purpose of this task is to ensure that the devices being released from routine manufacturing have been manufactured in accordance with the appropriate QMS documentation and that quality control (QC) release criteria are traceable to the device specification. This does not necessarily need to be carried out directly by the PRRC but, in the case they are not, checks and balances need to be in place to ensure it happens correctly and the related methods of verifications are expected to be stated in the QMS documentation.
This
could take the form of one or a combination of:
• instruction of
particular staff whose job includes the release of devices
• internal audits of release procedures and batch history/ release
documentation
• periodic sampling of batch release documentation by the PRRC
This is not a finite list, and it is the responsibility of the manufacturer
with the PRRC to determine an appropriate process and document it such that it
can be subject to external audit.
Il rilascio del lotto è un atto tecnico-operativo che esegue una
persona, con formazione comprovata, designata dall’azienda nel contesto del
sistema di gestione per la qualità.
Un po’ meno quello che viene indicato al punto a) vediamolo:
a)la conformità dei dispositivi sia adeguatamente (cioè in
maniera proporzionata) verificata, conformemente al sistema di gestione
della qualità nell'ambito del quale i dispositivi sono fabbricati (quindi
secondo quanto scritto nei documenti della qualità come procedure istruzioni
ecc.) prima che un dispositivo sia rilasciato (cioè prima che chi designato dal
del SGQ rilasci il lotto);
Significa verificare che i processi quindi materiali, metodi, macchine,
competenza del personale, controlli in processo, controlli finali, e la
documentazione tecnica pertinente e suoi eventuali allegati e/o rimandi ecc.
siano effettivamente svolti in conformità al SGQ ovverom in conformità al
regolamento.
Vale la pena sottolineare che l’MDR e l’IVDR richiedono che la PRRC
sia almeno responsabile di garantire che tali compiti siano svolti, il che
significa che non vi è alcun obbligo per il PRRC di svolgere effettivamente
questi compiti da sola. La PRRC ha quindi responsabilità in termini di verifica
e supervisione.
Il PRRC è tenuto a garantire che determinate attività si svolgano e
siano conformi alle normative. Tuttavia, il produttore è già tenuto a svolgere
queste attività secondo gli obblighi elencati all’articolo 10.
• istruzione di
personale particolare il cui compito include il rilascio di dispositivi
• audit interni delle
procedure di rilascio e della cronologia dei lotti/documentazione di rilascio
• campionamento
periodico della documentazione relativa al rilascio dei lotti da parte della
PRRC
Non si tratta di un elenco finito ed è responsabilità del
fabbricante con la PRRC determinare un processo appropriato e documentarlo in
modo che possa essere sottoposto a un audit esterno.
Nulla osta, naturalmente, che la PRRC apponga una firma sul documento di rilascio del lotto già eseguito dalla persona designata, ad esempio potrebbe essere apposta su un lato del foglio, quale atto di formalizzazione della verifica effettuata.
5.EVIDENCE OF THE VERIFICATION CARRIED OUT BY THE PRRC
If
instead we want to ask ourselves the question of how the PRRC should provide
evidence of its verifications then we can see the clear indications provided by
the MDGC itself which in the paragraph Roles and responsibilities of the
person responsible for regulatory compliance of a manufacturer (Article 15
paragraph 3) letter a) indicates:
• the
required documentation exists and may assess the relevance and consistency of
these
documents
(i.e., the presence of a document is not sufficient to conclude that it
complies
with
the regulatory requirements);
• the
technical documentation contains all documents quoted in the checklist of
general
safety
and performance requirements;
• the
relevant test reports are valid and according to the applicable versions of the
standards
used; when there are product changes10, the technical documentation has been
updated
and contains the documents reflecting the change;
• all
verifications, validations and other tests provided for in the QMS have been
carried out
before devices are released.
5.EVIDENZA DELLA VERIFICA SVOLTA DALLA PRRC
Se vogliamo invece porci il problema di come la PRRC dovrebbe dare
evidenza delle sue verifiche allora possiamo vedere le chiare indicazioni
fornite proprio dall’MDGC che al paragrafo Roles
and responsibilities of the person responsible for regulatory compliance of a
manufacturer (Article 15 paragraph 3) lettera a) indica:
La dimostrazione della conformità dei dispositivi ai Regolamenti rimane responsabilità del fabbricante. La PRRC, nell'ambito del suo ruolo, è tuttavia tenuta a garantire che i dispositivi destinati al rilascio da parte del fabbricante abbiano seguito le procedure stabilite nel suo sistema di gestione della qualità prima di essere immessi sul mercato. La PRRC può svolgere tale attività, ad esempio, mediante audit o campionamento secondo i seguenti esempi (esempi non esaustivi):
•la documentazione richiesta esiste e può valutare la pertinenza e
la coerenza di tali documenti (ad esempio, la presenza di un documento non è
sufficiente per concludere che sia conforme ai requisiti normativi);
•la documentazione tecnica contiene tutti i documenti citati nella
lista di controllo dei requisiti generali di sicurezza e prestazione;
•i relativi rapporti di prova sono validi e conformi alle versioni
applicabili delle norme utilizzate; in caso di modifiche di prodotto, la
documentazione tecnica è stata aggiornata e contiene i documenti che riflettono
la modifica;
•tutte le verifiche, le convalide e gli altri test previsti dal SGQ
sono stati effettuati prima del rilascio dei dispositivi.
It is
important to highlight that it is difficult for an employee to objectively
assume the role of PRRC.
For the
independence of the PRRC to be credible, it should have got maneuvering
autonomy at least as a manager and therefore be contractually employed as such
(for companies that must have one internally).
Equally
important is that in the organizational chart the PRRC appears directly
dependent on the general management and not on others.
It goes
without saying that it would be less than objective if it also covered other
roles, within the company, in conflict of interest.
È opportuno porre in evidenza che difficilmente un impiegato può
oggettivamente assurgere al ruolo di PRRC.
Perché l’indipendenza della PRRC sia appena credibile questa dovrebbe
avere un’autonomia di manovra almeno come un quadro e quindi come tale essere
contrattualmente assunto (per le aziende che devono averlo interno).
Altrettanto importante è che in organigramma la PRRC risulti
direttamente alle dipendenze della direzione generale e non di altri.
Va da sé poi che sarebbe poco obiettivo se questa ricoprisse anche
altri ruoli, all’interno dell’azienda, in conflitto di interesse.
1-The
person responsible for regulatory compliance is responsible for:
a) the
conformity of devices is adequately verified, in accordance with the quality
management system under which the devices are manufactured, before a device is
released;"
b) the
technical documentation and the EU declaration of conformity are drawn up and
updated;
c)
post-market surveillance obligations are fulfilled in accordance with Article
10(10) of the MDR (Article 10(9) of the IVDR);"
d) the
reporting obligations set out in Articles 87 to 91 of the MDR are fulfilled
(Articles 82 and 86 of the IVDR);
(e) in
the case of investigational devices and/or devices for performance studies
intended to be used in the context of interventional clinical performance
studies or other performance studies involving risks for subjects, the
statement referred to in Annex XV, Chapter II, Section 4.1 of the MDR shall be
issued (Annex XIV, Chapter II, Section 4.1 of the IVDR).
The PRRC
may carry out this activity by audit or sampling.
7.CONCLUSIONI
1-La persona responsabile del rispetto della normativa ha la
responsabilità di:
a) la conformità dei dispositivi
è adeguatamente verificata, conformemente al sistema di gestione della qualità
in base al quale i dispositivi sono fabbricati, prima che un dispositivo sia
rilasciato;"
b) la documentazione tecnica e la dichiarazione UE di conformità
siano redatte e aggiornate;
c) gli obblighi di vigilanza successiva all'immissione sul mercato
sono rispettati conformemente all'articolo 10, paragrafo 10, dell'MDR (articolo
10, paragrafo 9, dell'IVDR);"
d) sono adempiuti gli obblighi di comunicazione di cui agli articoli
da 87 a 91 dell'MDR (articoli 82 e 86 dell'IVDR);
e) nel caso di dispositivi sperimentali e/o di dispositivi per studi
di prestazione destinati a essere utilizzati nel contesto di studi di
prestazione clinica interventistica o di altri studi di prestazione che
comportano rischi per i soggetti, è rilasciata la dichiarazione di cui
all'allegato XV, capitolo II, sezione 4.1, dell'MDR (allegato XIV, capitolo II,
sezione 4.1, dell'IVDR).
La PRRC può svolgere tale attività mediante audit o campionamento.
1-REGULATION (EU)
2017/745 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 5 April 2017 on
medical devices, amending Directive 2001/83/EC, Regulation (EC) No 178/2002 and
Regulation (EC) No 1223/2009 and repealing Council Directives 90/385/EEC and
93/42/EEC - (Consolidated version);
3-Medical Device White Paper Series Person responsible for regulatory compliance (PRRC) - MDR/IVDR Article 15 -An overview of the requirements and practical considerations - Authors - Anne Jury, Maddalena Pinsi (Doc n. BSI/UK/1933/ST/0221/EN/AS).
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